La transition vers le zéro papier RH avec MyPeopleDoc pose une question technique que la plupart des guides d’activation passent sous silence : que deviennent les documents accumulés avant le déploiement de la plateforme, et comment garantir leur valeur probante une fois numérisés ? Nous détaillons ici les points de vigilance concrets pour un passage au tout numérique sans rupture d’archivage.
Archivage probant chez CDC Arkhinéo : ce qui sécurise réellement vos bulletins de paie
Le coffre-fort MyPeopleDoc n’est pas, à proprement parler, le lieu final de conservation de vos bulletins de paie dématérialisés. Les documents à valeur légale sont archivés chez CDC Arkhinéo, tiers de confiance de la Caisse des Dépôts.
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Cette séparation entre la couche applicative (l’interface MyPeopleDoc que vous utilisez au quotidien) et l’archivage probant (CDC Arkhinéo) a une conséquence directe : même si la marque MyPeopleDoc évolue, même si UKG modifie son offre commerciale, vos bulletins restent conservés pendant cinquante ans chez l’archiviste tiers.
Pour les documents antérieurs à la mise en place de MyPeopleDoc, cette architecture change la donne. Un bulletin de paie papier scanné et déposé dans votre espace personnel ne bénéficie pas automatiquement du même niveau de conservation probante qu’un bulletin nativement émis via la plateforme. Nous recommandons de distinguer clairement ces deux catégories dans votre espace numérique.
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Fusion de comptes MyPeopleDoc : éviter la dispersion des documents entre employeurs
Un salarié qui change d’entreprise se retrouve fréquemment avec plusieurs coffres-forts numériques, parfois un compte MyPeopleDoc et un ancien compte eDocPerso. La procédure de fusion de comptes dès l’activation permet de regrouper l’ensemble des archives sous un seul identifiant.
Cette fonctionnalité, documentée dans le centre d’aide eDocPerso (groupe La Poste), reste peu visible dans les parcours d’activation classiques. Si vous ne fusionnez pas vos comptes au moment de l’activation d’un nouveau coffre, vous risquez de perdre la trace de documents stockés dans un ancien espace, surtout si l’adresse mail associée a changé.
Points de vérification avant la fusion
- Identifiez toutes les adresses mail utilisées lors de vos précédentes activations de coffre-fort numérique (mail professionnel, mail personnel, adresse temporaire)
- Vérifiez si votre ancien employeur utilisait eDocPerso ou une autre solution avant de migrer vers MyPeopleDoc, car la fusion concerne aussi les comptes inter-plateformes du même écosystème
- Effectuez la fusion au moment de la première connexion au nouveau coffre, pas après : la procédure est proposée à l’activation et devient plus complexe une fois le compte créé séparément
Numériser vos anciens documents papier : contraintes de recevabilité
Passer au tout numérique ne signifie pas simplement scanner vos archives et les déposer dans MyPeopleDoc. Le document numérisé n’a pas la même valeur juridique que l’original papier tant que certaines conditions ne sont pas remplies. Le décret relatif à la copie numérique fiable impose que la numérisation reproduise l’original de manière intègre et pérenne, avec un horodatage et, idéalement, un cachet électronique qualifié.
En pratique, un bulletin de paie papier scanné en PDF simple et déposé manuellement dans votre espace MyPeopleDoc constitue une copie de sauvegarde utile, mais pas un document à valeur probante équivalente. Pour les documents critiques (contrats de travail, avenants, attestations employeur), nous recommandons de conserver l’original papier en parallèle tant que la numérisation n’a pas été réalisée selon un processus certifié.
Organisation recommandée pour la période de transition
Pendant la phase de passage au numérique, structurez votre archivage en trois niveaux :
- Les documents nativement émis via MyPeopleDoc, archivés chez CDC Arkhinéo, qui constituent votre socle probant
- Les documents anciens numérisés et déposés manuellement dans le coffre-fort, utiles pour la consultation rapide mais sans garantie probante renforcée
- Les originaux papier des pièces antérieures au déploiement, à conserver physiquement jusqu’à expiration de leur durée légale de conservation
Maintien de l’accès après un départ : ce que MyPeopleDoc conserve vraiment
L’accès au coffre-fort MyPeopleDoc est présenté comme permanent, indépendant du lien avec l’employeur. C’est exact pour les documents déjà déposés : votre espace personnel reste accessible même après la fin de votre contrat. En revanche, la distribution automatique de nouveaux documents cesse logiquement dès que l’entreprise vous désengage de la plateforme.
Le point technique à retenir concerne la suppression de compte. Si vous supprimez volontairement votre compte MyPeopleDoc, les bulletins de paie archivés chez CDC Arkhinéo pourraient rester accessibles via l’archiviste tiers, indépendamment du compte applicatif. Cette distinction entre la couche d’accès et la couche d’archivage protège vos documents contre une suppression accidentelle ou une fermeture de service.
Adresse mail et sécurité du compte MyPeopleDoc : un maillon sous-estimé
L’identifiant principal de votre coffre-fort numérique est votre adresse mail. Lors d’un changement d’employeur, beaucoup de salariés perdent l’accès à leur messagerie professionnelle sans avoir mis à jour l’adresse associée à leur espace MyPeopleDoc. Basculez vers une adresse personnelle pérenne avant votre départ de l’entreprise.
Cette précaution vaut aussi pour la récupération de mot de passe. Un compte lié à une adresse professionnelle désactivée devient très difficile à récupérer, et le support technique ne peut pas toujours vérifier votre identité sans accès à l’adresse d’origine. Ce détail technique conditionne directement la continuité d’accès à vos anciens documents après une mobilité professionnelle.
Le passage au tout numérique avec MyPeopleDoc fonctionne d’autant mieux qu’il est préparé en amont : fusion de comptes existants, distinction claire entre documents natifs et numérisations manuelles, mise à jour de l’adresse mail avant chaque changement de poste. L’archivage chez CDC Arkhinéo offre une garantie de conservation longue durée qui dépasse la simple interface de consultation, à condition de ne pas confondre copie de confort et archivage probant.
