La phase 1 d’un projet : définition et éléments clés
Un chiffre sans appel : plus de 70 % d’échecs pour les projets dont la première étape est bâclée, selon le Project Management Institute. Malgré ce constat, la tentation de foncer tête baissée demeure, sacrifiant les fondations au profit de la vitesse.
Prendre le temps d’identifier les points structurants dès le départ, c’est s’épargner des ajustements coûteux et des blocages chroniques. La manière dont on aborde les premières actions marque durablement la trajectoire du projet, pour le meilleur ou pour le pire.
Plan de l'article
Comprendre l’importance de la phase 1 dans le cycle de vie d’un projet
La phase 1 d’un projet, parfois appelée lancement ou kick-off, n’est pas un simple tour de table. C’est le moment où le chef de projet démarre sur une page encore vierge, prêt à poser les bases qui guideront toute la suite. Il faut délimiter le cadre, clarifier les exigences, installer une cohérence entre le sponsor, les parties prenantes et l’équipe. Ce trio, s’il manque d’un membre ou d’une règle du jeu claire, expose le projet à des complications en cascade.
Ici, tout commence avec la précision : quels objectifs ? Quelles ressources ? Quels risques ? Industrie, services, numérique,peu importe le secteur, la logique reste la même. Il s’agit d’établir une vision lisible, d’organiser les rôles, de donner au projet ses premiers repères solides. Négliger cette étape, c’est comme jouer une partition avec une première note fausse : toute la mélodie risque d’en pâtir. Le chef de projet devient chef d’orchestre, coordonne, arbitre, donne l’impulsion. Les choix initiaux déterminent la dynamique d’équipe et la qualité du travail à venir.
Pour l’ensemble des collaborateurs, cette phase donne du sens, aide à anticiper les difficultés, et permet de s’approprier méthodes et outils. Plus les parties prenantes sont impliquées tôt, plus la transparence s’installe, renforçant la confiance et préparant le terrain pour affronter les défis suivants.
Quels sont les éléments clés à réunir pour bien démarrer un projet ?
Avant de se lancer, chaque projet, petit ou grand, doit reposer sur des bases claires. Quelques éléments clés s’imposent dès la phase de lancement. La charte de projet montre la direction : elle synthétise le but, cerne le périmètre, liste les livrables attendus. Ce document, concis mais structurant, reçoit l’aval du sponsor puis circule auprès de toute l’équipe.
Des objectifs précis et mesurables s’avèrent indispensables. Certains optent pour la méthode SMART, d’autres préfèrent les OKR ; dans tous les cas, la cohérence avec la stratégie globale ne se négocie pas. Rapidement, s’ajoutent la question des ressources, compétences, budget, délais, et le planification : calendrier, jalons, et le fameux WBS/SDP qui décompose le travail à venir.
Voici les éléments à ne pas perdre de vue lors du lancement :
- Charte de projet et note de cadrage
- Objectifs SMART ou OKR
- Budget et planification
- Analyse des risques et plan de gestion des risques
- Matrice RACI pour clarifier les rôles
- Plan de communication et outils de gestion de projet
La gestion des risques doit être anticipée, jamais improvisée. Une analyse en amont et quelques garde-fous évitent bien des déboires. La matrice RACI dessine la répartition des tâches, prévenant toute ambiguïté sur les responsabilités. Quant aux outils de gestion, kanban, Gantt, plateformes collaboratives, ils assurent la circulation fluide de l’information et le suivi régulier des avancées.
Phase de définition : exemples concrets et conseils pour éviter les pièges courants
La phase de définition ne pardonne aucun relâchement. Prenons le cas d’une entreprise qui souhaite installer un nouveau CRM. Chacun rêve d’un outil miracle, mais sans cadrage strict, les attentes partent dans tous les sens. Au final : des fonctionnalités qui s’accumulent, des délais qui s’étirent, la facture qui grimpe. Une note de cadrage posée dès l’amorce aurait permis de fixer les limites, trancher les priorités, gérer les demandes contradictoires.
Autre situation fréquente : une ETI industrielle se lance dans l’automatisation et mise sur l’agilité. Mais la direction, peu à l’aise avec les méthodes Scrum ou Kanban, exige un planning rigide. Résultat, l’équipe s’égare, faute de repères clairs. L’enjeu : choisir la bonne méthodologie dès le début et préciser ce qu’elle implique en termes de livrables et d’organisation.
Quelques conseils pour naviguer sans fausse note :
- Formalisez la gouvernance du projet (comité de pilotage, comité de projet), même pour des projets de taille modeste.
- Sélectionnez des KPI adaptés à cette première phase : taux d’engagement, respect du calendrier, lisibilité des spécifications.
- Faites appel à l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) pour fluidifier les échanges entre les métiers et la technique sur les projets complexes.
Découper le projet en phases successives impose méthode et clarté. Un retour d’expérience (REX), même synthétique, permet d’apprendre des projets précédents. Les erreurs les plus courantes ? Des exigences mouvantes, une évaluation trop optimiste des risques humains, ou l’absence de décisionnaire clairement désigné. Dialoguez dès le début, documentez chaque arbitrage, et partagez l’information sans filtre : c’est là que commence la réussite.